Стиль работы, выработанный годами, может быть не таким продуктивным, как тебе кажется. Да, на первый взгляд все учтено: ты расставляешь приоритеты, планируешь и делегируешь. Но наступает время, когда ставку нужно делать на эффективность.
Известный тренер по управлению временем Элизабет Грейс Сондерс уверена, что следующие пять стратегий значительно повысят эффективность твоей работы.
1. Уточняй фактические ожидания
— Я потратил на это задание пять часов, доводя его до совершенства!
— Но ведь никто не просил от тебя идеальный вариант. Нам нужно было в общих чертах понять ситуацию!
Для многих это знакомая история.
Получая задания, многие не выясняют их критерии. Если тебе поставили задачу, выясни, что именно хочет получить «заказчик» в результате. Например, насколько глубокий и детальный анализ нужно провести, нужно ли сделать идеальную презентацию/макет/эскиз/описание или на данном этапе достаточно чернового варианта, нужен ли детальный план или нужно понять общую картину.
2. Повторно используй предыдущий материал
Эту стратегию важно использовать там, где какая-то часть работы постоянно повторяется. Не делай с нуля то, что можете скопировать и немного откорректировать. Например, стандартные части писем, предложений, документов, презентаций и т.п.
Используй сэкономленное время на решение новых и нестандартных задач!
3. Разрабатывай шаблоны и контрольные списки
Если часть работы связана с рутиной, используй шаблоны. Например, для составления ежедневных/еженедельных отчетов, презентаций или повесток дня собраний.
Контрольные списки напоминают, что нужно сделать/подготовить/собрать. Они очень нужны для еженедельного планирования, личных встреч, подготовки разнообразных повторяющихся мероприятий.
Ты уже не будешь тратить время на то, чтобы вспомнить, что делать!
4. Рассказывай устно
В ситуациях, которые не требуют «письменного сопровождения» не трать время на подготовку официальных презентаций. Для текущих задач устное сообщение более чем достаточно. Эту стратегию так же хорошо использовать, если нужно рассказать о более абстрактных понятиях.
5. Устанавливай временные рамки для своей работы границы
Реши заранее, сколько времени ты хочешь потратить на конкретную работу и придерживайся этого времени. Конечно, «временные рамки» не гарантируют, что ты закончишь работу в строго отведенное время, но они точно помогут держать фокус.
А иначе, сработает закон Паркинсона: работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное для нее. То есть, чем больше времени выделяешь на работу, тем больше времени уходит)
Выбирай в каких ситуациях и какие из рекомендаций тебе помогут и становись эффективнее!